5 Manfaat e-POD untuk Pertumbuhan Bisnis

Mendapatkan bukti pengiriman/Proof of Delivery (POD) akan melindungi tim pengiriman Anda dari risiko paket yang salah tempat, klaim penipuan, dan kesalahan pengiriman. Secara tradisional, bukti pengiriman diperoleh dengan tanda tangan pada dokumen kertas, tetapi semakin banyak perusahaan yang mencari bukti pengiriman elektronik/Electronic Proof of Delivery (e-POD).

Dengan berbagai bisnis dan transaksi yang dijalankan secara online hari ini maka kegiatan melacak dan mendokumentasikan setiap aktivitas menjadi penting. Hal ini lebih penting dalam proses logistik. Segala sesuatu mulai dari pemesanan hingga pengiriman ditangani secara online sehingga penting untuk membuat proses pengiriman setransparan mungkin kepada konsumen.

Berbagai solusi logistik berbasis teknologi dapat memberikan banyak manfaat, seperti manajemen rute dan muatan dengan route optimization dan load optimization. Bagian ini akan membahas mengapa bukti pengiriman secara tradisional sudah tidak relevan lagi dan bagaimana e-POD dapat membantu pertumbuhan bisnis. 

Seperti yang mungkin diketahui, ada beberapa alasan mengapa bukti pengiriman secara tradisional (paper based) sudah tidak relevan lagi:

1. Penyimpanan dan keamanan. Kurir perlu menyimpan dokumen fisik dengan aman dari kehilangan atau kerusakan sepanjang hari. Sementara tim lain perlu menyimpannya di kantor pusat. Hal ini akan beresiko tinggi jika ada salah satu dokumen yang hilang.
2. Input data manual. Tentunya memasukkan data secara manual satu persatu akan memakan waktu dan tenaga yang besar. 
3. Tidak ramah lingkungan. Menggunakan banyak kertas setiap hari tidak akan membantu dalam mengurangi jejak karbon Anda. Semakin banyak pengiriman yang dilakukan akan semakin keras dampaknya terhadap lingkungan.

Apa itu e-POD?

Bukti pengiriman elektronik (e-POD) merupakan versi digital dari catatan pengiriman (dokumen yang digunakan untuk mengkonfirmasi pengiriman yang telah selesai). e-POD memungkinkan kurir untuk menangkap data tersebut dan memverifikasi keberhasilan atau kegagalan tugas mereka. Kurir dapat melihat pesanan dan detail konsumen, termasuk instruksi khusus, dan dapat mengirimkan data yang dikumpulkan di lokasi penugasan secara realtime. 

e-POD juga memungkinan kurir mendapatkan bukti pengiriman dengan berbagai format dan metode, seperti foto, tandatangan, QR code, barcode, maupun dokumen yang dikustomisasi. Sementara tim manajemen akan mendapatkan lebih banyak data, seperti informasi kurir, informasi kendaraan, lokasi kurir (geo-stamp), dan waktu kurir melakukan proses e-POD (time-stamp).

Dengan lebih banyak informasi yang didapatkan dan semakin cepat pengiriman dilakukan, perusahaan dapat memanfaatkannya untuk memberikan pengalaman konsumen yang lebih baik sekaligus mengurangi biaya operasional.

1. Proses pengiriman jadi lebih cepat

Fitur e-POD memberikan instruksi sederhana dan memandu kurir melalui alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya. Kurir tidak perlu lagi khawatir lupa untuk mengingat mengingat prosedur sehingga mereka bisa tetap profesional di depan konsumen setiap saat.

Kemudahan penggunaan ini berarti kurir cenderung tidak membuat kesalahan pada dokumen, mengurangi kebutuhan untuk menghubungi kantor pusat atau kantor pengiriman dengan pertanyaan, dan dapat menyebabkan penyelesaian lebih banyak pekerjaan per hari. Selain itu, pelaporan KPI harian menjadi lebih cepat karena ketersediaan data secara realtime.

2. Alur kerja yang lebih konsisten

Menghubungkan semua tim melalui satu platform akan menciptakan jaringan seragam di seluruh layanan pengiriman. Hal ini akan menjadi proses standar yang dapat dilakukan oleh para karyawan secara konsisten di berbagai departemen, depot, dan tahapan pengiriman.

Hal ini karena sistem memastikan setiap orang yang terlibat dalam pengiriman untuk mematuhi standar saat mengumpulkan data atau membuat laporan. Sementara datanya sendiri diseragamkan sesuai dengan format yang sama. Konsistensi tersebut mempermudah pembuatan aliran data yang stabil yang dapat diakses dan digunakan semua orang dengan mudah.

3. Penyelesaian isu yang lebih cepat

Penyelesaian isu menjadi lebih cepat dan mudah dengan e-POD karena semua data dicatat dalam sistem. Setiap klaim yang dibuat oleh konsumen dapat segera diverifikasi, dan masalah dapat diselesaikan dengan lebih cepat. Semua komunikasi dapat dilakukan melalui sistem sehingga perusahaan dapat lebih jelas dalam membedakan mana klaim palsu dan klaim asli.

4. Data komprehensif untuk analisis

Selain tersimpan aman, e-POD dapat memetakan data dalam jumlah besar untuk dianalisis dan ditampilkan melalui dashboard dengan beragam variasi tampilan. Bisa juga hanya menyimpannya sebagai data mentah ke dalam sistem pusat. 

Selain itu, data yang terkumpul juga dapat diakses oleh semua tim dari berbagai departemen. Misalnya, tim gudang dapat mengelola tingkat stok, dan memproses pengembalian lebih cepat. Tim keuangan dapat membuat faktur elektronik lebih cepat, dan tim layanan konsumen dapat lebih proaktif karena dapat mengakses data lebih cepat tentang masalah pengiriman apa pun.

5. Kepuasan konsumen yang lebih baik

Beberapa fitur yang terintegrasi dengan e-POD memungkinkan tim operator memastikan informasi yang akurat mencapai konsumen tentang pengiriman mereka, seperti:

• Notifikasi yang membantu konsumen untuk dapat mengantisipasi waktu tiba paket dan mereka di sekitar ETA (Estimated Time of Arrival). 
• Pelacakan secara real-time yang membantu operator dan konsumen tetap up-to-date dengan status pengiriman dan lokasinya. Misalnya, mengetahui lokasi sebuah paket dapat membantu agen menginformasikan konsumen tentang kedatangannya.
• Informasi tentang pengiriman dapat membantu operator mengkonfirmasi penerimaan pengiriman sambil memungkinkan konsumen menambahkan instruksi khusus tentang pengantaran di masa mendatang. Misalnya, peringkat dan umpan balik memungkinkan operator mengetahui kinerja kurir di berbagai rute.

Dengan terus memantau konsumen melalui dokumen pengiriman, pembaruan status, dan penyelesaian sengketa yang cepat, perusahaan dapat mengelola ekspektasi konsumen. Selain itu juga dapat mempertahankan hubungan yang kredibel dan secara keseluruhan dapat memberikan konsumen Anda pengalaman yang baik.